Caducidades y lotes en la tienda de fresco: el control que evita tirar producto

El coste real de una caducidad que se pasa

Cuando en una carnicería o una frutería se tira producto por fecha, la pérdida no es el precio de compra. Es el precio de venta que no vas a hacer, más el margen que iba dentro.

Un lote de 3 kg de picada que se va a la basura con un coste de 21 € y un precio de venta de 39 € no te ha costado 21 €: te ha costado los 39 € que ya no vas a ingresar y que tienes que compensar vendiendo otra cosa. Con un margen del 30 %, hay que vender 130 € adicionales solo para volver al punto de partida.

Y hay una segunda factura, más cara y menos visible: el producto que se vende con la fecha justa. El cliente que se lleva algo que se estropea al día siguiente no reclama, simplemente deja de venir al mostrador de fresco.

Por eso el control de caducidades no es una tarea administrativa. Es margen.

Qué te obliga a registrar la normativa de trazabilidad

Antes de la operativa conviene tener claro el mínimo legal, porque marca el suelo de cualquier sistema que montes.

Lote, origen y proveedor: el mínimo exigible

El Reglamento (CE) 178/2002 establece la llamada trazabilidad hacia atrás y hacia delante: todo operador alimentario debe poder identificar de quién ha recibido cada producto y, cuando vende a otro operador, a quién se lo ha entregado. La venta al consumidor final no exige identificar al comprador.

En la práctica, para una tienda de fresco eso significa poder responder a tres preguntas sobre cualquier producto del mostrador:

1. Quién te lo vendió (proveedor identificado).
2. Cuándo entró y con qué documento (albarán o factura).
3. Qué lote es y qué fecha lleva asociada.

A eso se suma la información alimentaria obligatoria del Reglamento (UE) 1169/2011 y, para el producto sin envasar que se vende en mostrador, el Real Decreto 126/2015: denominación, alérgenos y la información que corresponda según el tipo de producto.

Qué se te puede pedir en una inspección

Lo que normalmente se solicita es que, partiendo de un producto concreto del mostrador, puedas llegar en un tiempo razonable a su albarán de entrada y a su proveedor. Y al revés: partiendo de un albarán, saber qué se hizo con ese género.

Los registros deben conservarse un tiempo proporcionado a la vida útil del producto. El criterio general que se aplica en productos frescos y perecederos es la vida útil más un margen adicional, y para productos sin fecha marcada se manejan plazos de varios años. Conviene confirmar el plazo exacto con tu técnico de seguridad alimentaria o con la autoridad competente de tu comunidad, porque hay matices por tipo de producto.

Un archivador de albaranes cumple. El problema no es cumplir: es tardar cuarenta minutos en encontrar el papel con el inspector delante.

FEFO frente a FIFO en un mostrador de fresco

Son dos criterios de rotación y confundirlos es el error más caro de esta lista.

El caso típico: entra un lote el lunes con caducidad a diez días y otro el miércoles con caducidad a cuatro días, porque el proveedor lo sirvió con menos vida útil. Con FIFO sacas primero el del lunes y el del miércoles se te queda. Con FEFO sacas el del miércoles, que es lo correcto.

En cualquier tienda con fresco, el criterio es FEFO. El día de entrada solo importa cuando las fechas coinciden.

Cómo se automatiza el aviso antes de que sea tarde

Alertas por fecha en el sistema de gestión

Un sistema de gestión con control de lotes hace tres cosas que una libreta no puede:

1. Guarda la fecha en la entrada, no en el recuento. El lote se registra con su caducidad cuando llega el albarán, que es el único momento en que ese dato está delante de alguien.
2. Avisa con antelación configurable. Puedes pedir un listado diario de lo que caduca en tres días y decidir qué haces con ello mientras todavía se puede vender.
3. Ordena la venta por FEFO cuando hay varios lotes del mismo artículo, sin depender de que quien está en el mostrador se acuerde.

El impacto operativo se nota en una cosa concreta: la decisión sobre el producto en fecha límite se toma con dos días de margen en lugar de con dos horas. Y con dos días de margen hay opciones. Con dos horas solo hay descuento agresivo o basura.

Mermas registradas frente a mermas invisibles

Cuando se tira producto y nadie lo apunta, ese producto desaparece del stock igual, pero sin explicación. Al hacer inventario aparece una diferencia y esa diferencia se atribuye a lo de siempre: error de conteo o sospecha sobre alguien.

Registrar la merma incomoda al principio y ahorra dinero después, por una razón sencilla: solo se puede corregir lo que se mide. Una merma registrada con su motivo (caducidad, rotura, deterioro, corte, consumo interno) te dice en un mes qué producto y qué día de la semana concentran las pérdidas.

Casi siempre hay un patrón. Y casi siempre el patrón se arregla ajustando el pedido, no vigilando al equipo.

Qué hacer con el producto en fecha límite sin regalar margen

Cuatro salidas, ordenadas de mejor a peor para tu cuenta de resultados:

1. Transformar. El género que va justo de fecha entra en elaborado: preparados de carnicería, fruta cortada, platos del obrador. Es la única salida que puede aumentar el margen en lugar de reducirlo, siempre dentro de lo que permita tu autorización sanitaria.
2. Promocionar con antelación, no el último día. Una promoción a dos días vista se vende a precio casi normal. La del último día se vende regalada y además le dice al cliente habitual que hay días en los que tu producto está a punto de caducar.
3. Descuento por fecha próxima, bien señalizado. Funciona, y hay clientela específica para ello, pero hay que separarlo visualmente del producto normal.
4. Merma. Es la última y hay que registrarla.

Lo importante es que la decisión esté tomada por sistema y no por quien esté esa tarde en el mostrador. Cuando cada uno decide a su criterio, el resultado del mes es imprevisible.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para carnicería y frutería igual?

El mecanismo es el mismo, pero el ajuste cambia. En carnicería el lote es la pieza y la trazabilidad es más estricta. En frutería se trabaja mucho con producto sin fecha marcada, donde lo que se controla es la rotación por día de entrada y el estado del género. En una panadería con obrador, además, entra la trazabilidad de los ingredientes que van a la elaboración.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?

El criterio general en producto perecedero es conservarlos durante la vida útil del producto más un margen adicional, y plazos más largos cuando el producto no lleva fecha marcada. Consulta el plazo concreto que te aplica con tu técnico de seguridad alimentaria, porque varía según el tipo de producto y la actividad.

¿Puedo llevar los lotes en una libreta?

Legalmente puedes, si el registro es completo y recuperable. Operativamente deja de funcionar en cuanto tienes varias secciones y varias entradas al día, porque nadie va a consultar una libreta antes de servir. La ventaja del sistema no está en cumplir, está en que el aviso te llega solo.

¿Y si el proveedor me sirve sin lote?

Es tu problema aunque no sea tu culpa. La trazabilidad hacia atrás te corresponde a ti, así que conviene exigir el dato en el albarán y no aceptar entregas sin identificación de lote en productos que lo requieran.

Ponle fecha a tu stock

Si en tu tienda el control de caducidades vive en la cabeza de quien está en el mostrador, funciona hasta el día que esa persona libra.

En Eurofic implantamos TPV para alimentación con control de lotes, caducidades y mermas conectado a las balanzas del mostrador, para que el aviso llegue solo y el registro quede hecho en la entrada.